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22 octobre 2023

Suivez les KPI pertinents avec des tableaux de bord connectés à vos systèmes

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Calamar Technologies | Suivez les KPI pertinents avec des tableaux de bord connectés à vos systèmes

Les petites et moyennes entreprises (PME) québécoises font face à de nombreux défis. Elles doivent optimiser leurs opérations, gérer leurs coûts et améliorer leur productivité, tout en maintenant un haut niveau de qualité de service. Les tableaux de bord et les KPI (Key Performance Indicators ou indicateurs clés de performance) constituent des outils de premier plan pour relever ces défis. Ils permettent de suivre l’évolution des activités, d’identifier rapidement les écarts et de prendre des décisions éclairées.

Chez Technologies Calamar, nous savons à quel point il est crucial de pouvoir s’appuyer sur des données à jour. Nos solutions logicielles sur mesure, offertes aux secteurs manufacturier et de service au Québec, sont conçues pour collecter et analyser vos informations en temps réel. Ainsi, vos différents gestionnaires peuvent se fier à des tableaux de bord clairs et pertinents. Les KPI qu’ils contiennent sont reliés aux objectifs de l’entreprise et aident à orienter la performance de chaque équipe.

L’importance des tableaux de bord et KPI pour les PME

Les tableaux de bord et les KPI sont essentiels pour soutenir une vision globale de l’entreprise. Ils fournissent aux dirigeants et aux responsables de département des informations immédiates sur la production, l’inventaire, la maintenance et plus encore. Pour les secteurs de la fabrication et transformation, de la maintenance industrielle, de la construction spécialisée, ainsi que pour les électriciens et les plombiers, ces indicateurs aident à planifier et anticiper les besoins.

En un coup d’œil, un tableau de bord réussi doit offrir trois éléments. D’abord, il présente la situation actuelle de l’entreprise ou du service concerné. Ensuite, il met en valeur les tendances, afin de comprendre l’évolution de la performance et de la comparer à des objectifs établis. Enfin, il met en évidence les cas d’exception. En moins de cinq secondes, un gestionnaire doit pouvoir repérer un problème potentiel et plonger plus en détail au besoin.

Les KPI (indicateurs clés de performance) complètent ce dispositif. Ils mesurent des éléments quantifiables, comme le nombre d’unités produites, le taux de rebuts, le respect du temps de livraison, la productivité par employé ou les marges de profit. Grâce à des KPI par pallier, chaque gestionnaire sait ce qu’il doit surveiller dans son secteur, en tenant compte de la gestion hiérarchique.

Définir des tableaux de bord pertinents pour chaque gestionnaire

Une bonne pratique consiste à segmenter les KPI selon les rôles et les responsabilités de chaque gestionnaire. Pour y parvenir, il faut d’abord définir les paramètres qui influencent l’atteinte des objectifs de l’entreprise au plus haut niveau. Par la suite, on découpe ces paramètres en sous-composantes. Chaque sous-composante est confiée à un responsable.

Par exemple, un contremaître dans une usine de fabrication peut disposer d’un tableau de bord montrant la performance de ses postes de travail par rapport aux heures soumissionnées. De cette manière, il voit rapidement si l’objectif de production est respecté. De son côté, un directeur d’usine aura un tableau de bord plus global, axé sur la performance des départements de réception, d’expédition et de production.

À l’échelle d’un siège social, le tableau de bord peut regrouper plusieurs usines ou succursales. Il présente alors des tendances de performance, de qualité et de productivité sur le long terme. Le dirigeant obtient ainsi une vue d’ensemble tout en ayant la possibilité de zoomer sur un département précis si des KPI indiquent une anomalie.

Connecter la rémunération et la performance

Une erreur à éviter est de rendre les tableaux de bord inutiles, en négligeant de les rattacher à la politique de rémunération. Lorsque les objectifs et les KPI ne sont pas liés à la reconnaissance ou à des incitatifs financiers, les équipes risquent de ne pas s’y intéresser pleinement.

Chez Technologies Calamar, nous conseillons aux entreprises de prévoir des bonis de performances. Ceux-ci doivent découler directement de l’atteinte des KPI définis pour chaque niveau hiérarchique. Ainsi, si un gestionnaire atteint les cibles liées à ses responsabilités, il pourra recevoir une prime calculée sur la base de ses résultats. Cette approche renforce la gestion hiérarchique et encourage le respect des rôles et responsabilités des gestionnaires.

Pourquoi choisir Technologies Calamar ?

Technologies Calamar est une entreprise québécoise engagée auprès des PME de la province. Notre expertise couvre autant la fabrication et transformation que la maintenance industrielle ou la construction spécialisée. Nous connaissons bien les réalités de vos métiers. C’est pourquoi nous misons sur l’intégration en douceur de nouvelles technologies à vos systèmes en place.

Notre approche s’articule autour de quelques principes :

  1. Simplicité d’utilisation : Nos logiciels sont conçus pour être intuitifs, quel que soit le niveau de compétence informatique de vos équipes.
  2. Adaptation aux besoins : Nous prenons le temps d’écouter vos défis et d’évaluer vos processus. Nous développons ensuite des fonctionnalités précises pour y répondre.
  3. Évolution continue : Les tableaux de bord et les KPI sont amenés à changer. Nous vous proposons des mises à jour régulières pour suivre l’évolution de votre entreprise.
  4. Support dédié : Notre équipe vous accompagne à chaque étape, de la conception à la maintenance de vos solutions logicielles.

 

Études de cas : l’impact concret des tableaux de bord

Exemple 1 : Un contremaître d’usine
Dans une entreprise de fabrication, le contremaître consulte chaque jour un tableau de bord simple. Il compare la performance réelle de ses postes de travail aux standards établis. Lorsque la production d’un poste est en deçà de l’objectif, il peut réaffecter des ressources ou identifier un problème d’approvisionnement. Ses KPI incluent le taux de productivité par équipe et le temps de cycle moyen.

Exemple 2 : Un directeur d’usine
Pour un directeur, le tableau de bord s’élargit. Il suit l’ensemble des départements, dont la réception d’expéditions, l’expédition des produits finis et la performance globale des lignes de production. Les KPI qu’il analyse portent sur la ponctualité des livraisons, la qualité des produits finis et le rendement global de l’usine. Si un indicateur dévie, il sait exactement quel département doit être révisé.

Exemple 3 : Le siège social
Dans une corporation regroupant plusieurs usines, le tableau de bord central consolide les KPI de chaque site. Il dépeint des tendances et des comparaisons pour optimiser la stratégie globale de l’entreprise. Le dirigeant peut identifier rapidement quelles usines dépassent les attentes, lesquelles ont besoin de ressources supplémentaires et où se cachent les meilleurs leviers d’amélioration.

Les bonnes pratiques pour vos tableaux de bord et KPI

  1. Hiérarchiser les indicateurs : Définissez des KPI différents pour chaque pallier de gestion. Cela favorise une meilleure gestion hiérarchique et clarifie le respect des rôles et responsabilités des gestionnaires.

  2. Rester cohérent avec la vision d’entreprise : Assurez-vous que les objectifs et les KPI reflètent vos priorités stratégiques, comme la satisfaction client ou l’amélioration du taux de rendement.

  3. Adapter l’outil aux utilisateurs : Un tableau de bord pertinent est facile à lire et va directement à l’essentiel. Évitez de noyer l’information dans une foule de graphiques inutiles.

  4. Se concentrer sur l’action : Les KPI n’ont de sens que si vous pouvez agir dessus. Établissez qui est responsable de chaque indicateur et comment les résultats influencent la rémunération ou les bonis de performances.

  5. Contrôler la fréquence de révision : Selon la nature des opérations, certains KPI devront être mis à jour en temps réel, d’autres chaque semaine ou chaque mois. Ajustez la fréquence pour obtenir un bilan fidèle et exploitable.

Ce qu’il faut éviter à tout prix

Un tableau de bord peut devenir inutile si on ne l’alimente pas convenablement en données. Si la collecte de données est incomplète ou peu fiable, les KPI perdront leur valeur. Assurez-vous que chaque module, qu’il s’agisse de la gestion des inventaires, du contrôle de la production ou de la gestion de la maintenance, communique correctement avec le système central.

Conclusion

Les tableaux de bord et les KPI représentent un levier stratégique pour les PME manufacturières et de service du Québec. En définissant des indicateurs adaptés à chaque gestionnaire, vous offrez à vos équipes un outil puissant pour agir sur la performance. L’intégration d’une politique de rémunération liée aux résultats, comme les bonis de performances, renforce encore l’impact de cette approche.

En optant pour les solutions de Technologies Calamar, vous profitez d’un accompagnement complet. Nous analysons vos processus, élaborons des logiciels sur mesure et veillons à ce que votre stratégie de tableaux de bord et de KPI produise des résultats concrets. Les données recueillies en temps réel alimentent en continu vos indicateurs, permettant une réactivité immédiate.

Ne laissez pas vos tableaux de bord devenir obsolètes ou déconnectés de votre stratégie d’entreprise. Investissez dans des KPI pertinents, reliés à une rémunération motivante, et adaptez vos outils aux besoins de chaque poste. Les PME qui misent sur une gestion rigoureuse de leur performance se démarquent par leur efficacité, leur qualité de service et leur capacité à faire face aux imprévus.

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